W świetle art. 221 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo zażądać od pracownika podstawowych danych, takich jak: imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, adres do korespondencji, miejsce zamieszkania, wykształcenie, PESEL przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Niezależnie od powyższego pracodawca ma prawo żądać od pracownika także jego innych danych osobowych, a także imion, nazwisk, dat urodzenia dzieci pracownika, jeśli podanie tych danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Ponadto pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli wymagają tego przepisy szczególne.

Z punktu widzenia pracodawcy szczególne znaczenie mają dane takie jak przynależność do związków zawodowych, dane biometryczne, a także dane dotyczące zdrowia. RODO zezwala na przetwarzanie takich danych, jeżeli został spełniony jeden z poniższych warunków:

  • pracownik wyraził na to zgodę,
  • przetwarzanie tych danych jest niezbędne ze względu na szczególne obowiązki pracodawcy przewidzianych w dziedzinie prawie pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej,
  • jest to niezbędne do ochrony żywotnych interesów pracownika lub innej osoby, a osoby, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody,
  • przetwarzanie jest dokonywane w ramach uprawnionej działalności prowadzonej przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o celach m.in. związkowych,
  • przetwarzanie danych dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez pracownika,
  • przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  • ze względów związanych z ważnym interesem publicznym,
  • przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego,
  • przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego,
  • przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych, lub do celów statystycznych.

Przepisy RODO ograniczają również przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych. Według art. 10 rozporządzenia przetwarzania takich danych wolno dokonywać wyłącznie pod nadzorem władz publicznych lub jeżeli przetwarzanie jest dozwolone prawem Unii Europejskiej, lub prawem państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenie praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Lublin – adwokat Marcin Gałązka

Stan prawny na dzień 25 listopada 2018 r.